かれこれ10年ほど前に出会った Atlassian Confluence ですが、私自身の関わりが深く意外と盲点でしたが、2022年時点で日本国内では存在すら知らない方が多くいらっしゃるようです。業界人でなければ当然かも知れませんが…
そもそもエンジニアである私は、バグトラッキングツールとして有名な Atlassian Jira の方が最初に目を向けたツールでしたが、今回はConfluenceのお話しを少し。

Confluenceの基本

まだご存知の無い方は、Confluenceの概要 ご覧いただくと大凡把握できるかと思います。

過去に アトラシアン社 としてブログを書いていますがこのときはまだ Atlassianを知って間もない時でした。そして現在、当時の印象のまま各プロダクトが成熟してきて今がある印象をものすごく感じます。

早くももう10年かぁ、という感じですがその間に様々な事が有りました。

社内のドキュメント管理

企業名こそ伏せますが、私がこれまで実際に関わってきた代表的な例として過去から現在まで実用的な現場では下記のような利用用途でした。名前を明かせば誰もが知る大手企業です。

  • 大手企業 数百アカウント
    社内のドキュメント管理
  • 大手企業 数万アカウント
    社内のドキュメント管理、議事録など様々な利用
  • 大手企業 数万アカウント
    社内のドキュメント管理、ポータルサイト運営

上記を含めて私の関わってきている現場では多くのケースで Confluenceの製品仕様に基づいた効率的な利用がされています。

もちろん、大手企業ではなく小規模体制でも1名〜Confluenceを使うことが出来ます。

このブログに辿り着いた方は、社内のドキュメント管理をどの様にされておりますか?

Microsoft Word(または Excel)でこさえて、共有ファイルサーバーへ保存。

これが一般的な形態であることは私も承知しております。
一昔前まではこれでもなんとか、かろうじて良かった訳です。

しかし、様々なデメリットが浮いて出てきます。

  • ファイルを一つ一つ保存する必要がある
  • ファイルが消えると全てを失うことになる

これ以外にも扱いにくさ等が加わると、ファイル単体の管理はとても煩わしく危険である事が分かってきます。

もうWeb化という言葉すら少し古くなりましたが、これらドキュメント管理をWeb化して実現しているのが、Atlassian Confluenceです。

Confluence はページ単位(スペース単位)でドキュメント管理をするようなっています。他にも類似プロダクトは多数有りますが、私自身の経験からConfluenceに優るものを見つける方が大変だと思っています。

Atlassian社から昨年2月にServer版の提供をやめることが発表されて1年が経過いたしましたが、2022年現時点では Cloud版の利用を行う事が勧められています。500ユーザーから利用ができる場合はData Center版(旧 Server版同等)が利用出来ます。

Cloud版とData Center版は同じConfluenceという名前ですが、細かい部分ではほぼ異なる製品です。

ファイルが手元にある安心感、を重視したい場合を除いて、これらCloudサービスを有効に活用すべき時代に入っている事がヒシヒシと伝わってきます。

ポータルサイト運営

社内のドキュメント管理のみならず、ポータルサイトという概念が有ります。
簡単に言えば、社内従業員向けホームページ、とも言えます。

社内の従業員に一斉に掲示したい内容を掲載しておく、といった仕組みになるわけですが、同じ質問を毎日のように異なる人物から受けて忙殺される様なことを避けて効率化するための仕組みとも言えます。

例えば、入社マニュアルなどは新入社員が入社した際にはほぼ同じフローが存在すると思うのですが、この様なフローの掲示、業務にまつわるQ&A、お仕事のナレッジなどを掲示しておく用途です。
見てくれる人は勝手に見てくれるので効率的であるのと、答える側も質問者に対してConfluenceからの共有(URLを伝える)フローで大凡済むようになるわけです。

コンテンツの作り込みの仕方にも依存しますが、この様なポータルサイトは初めから100%の完成度のものはまず出来ませんので、初めは10%でも情報を掲載していき徐々に育てていく、仕事の矛先を回答や手取り足取り対応に充てるのではなくコンテンツ制作に向ける、などの努力をするとその企業は(もちろん小規模体制、個人でも)幸せになれると思います。

ただ、中にはこの手取り足取り対応が必要なケースもあり全てとは言いませんが…

日々同じ様なことを繰り返し質問されて対応している人の時間は有限なため、この様なポータルサイト運営を社内で目指してみるのも一つの業務の効率化であると私は思っています。

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